Adatkezelési tájékoztató

Adatkezelő: TELEMATICS Kereskedelmi és Szolgáltató Kft. (6115 Kunszállás, Kossuth utca 30/A; cégjegyzékszám: 03-09-136383), a flottakövetési szolgáltatás nyújtója. Az adatkezeléssel kapcsolatos kérdéseket és kéréseket a Telematics Kft.-nek a szerződésekben és a számlákon szereplő elérhetőségein lehet jelezni.

Adatfeldolgozó: a rendszer fejlesztője és technikai üzemeltetője (bthamas.hu), az adatkezelővel kötött szerződés szerint, kizárólag az adatkezelő utasításai alapján.

Ügyfelek és kapcsolattartóik: név vagy cégnév, számlázási cím, adószám, e-mail cím, telefonszám, a kapcsolattartó neve, a szerződés és annak dokumentuma, a járművek adatai (rendszám, a beszerelt eszköz és SIM-kártya azonosítója, díjak), a számlák adatai.

• Cél: a flottakövetési szerződések nyilvántartása és teljesítése, a díjak számlázása és kiküldése.
• Jogalap: a szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b)), a számlázási és számviteli kötelezettség (6. cikk (1) c), az áfatörvény és a számviteli törvény).

A rendszer felhasználói (az adatkezelő munkatársai): név, e-mail cím, szerepkör, a jelszó visszafejthetetlen lenyomata, a kétlépcsős azonosítás titkosított kulcsa, a belépések és a műveletek naplója (időpont, IP-cím, böngésző).

• Cél: a hozzáférés biztosítása, a rendszer és az adatok védelme, a műveletek visszakereshetősége.
• Jogalap: az adatkezelő jogos érdeke (GDPR 6. cikk (1) f)) – a biztonságos, ellenőrizhető működés.

• Számlák és számlázási adatok: a kiállítástól 8 évig (számviteli törvény 169. §).
• Szerződések és ügyféladatok: a szerződés megszűnése után az elévülési időig (5 év), illetve amíg a számlázási adatok őrzése ezt megköveteli.
• Belépési napló: 1 év; a műveleti napló többi bejegyzése a számlákkal együtt legfeljebb 8 év.
• Biztonsági mentések: az utolsó 30 mentés és 12 hónapig havonta egy – titkosítva.

Az adatokhoz csak az adatkezelő jogosult munkatársai férnek hozzá, szerepkörük szerint. A rendszer működéséhez az alábbi szolgáltatókat vesszük igénybe:

• Vercel Inc. – az alkalmazás futtatása és a titkosított biztonsági mentés tárolása (az Európai Unióban, Frankfurtban); a mentést a szolgáltató nem tudja visszafejteni.
• Supabase Inc. – adatbázis (az Európai Unióban, Frankfurtban).
• Billingo Technologies Zrt. – a számlák kiállítása és kiküldése, az adatkezelő számlázó szolgáltatójaként.
• A levelek (meghívó, jelszó-visszaállítás, értesítés) az adatkezelő által megadott levelezőszolgáltatón keresztül mennek ki.

A számlák adatai a jogszabály szerint a Nemzeti Adó- és Vámhivatalhoz (NAV) kerülnek; az adószámok ellenőrzéséhez a rendszer a NAV Online Számla rendszerének adószám-lekérdezését, külföldi cégnél az Európai Bizottság VIES-szolgáltatását használja. A Vercel és a Supabase adatfeldolgozói feltételei az Európai Bizottság általános szerződési feltételeit (SCC) is tartalmazzák.

• Titkosított kapcsolat (HTTPS), a jelszavak visszafejthetetlen lenyomattal tárolva, kétlépcsős azonosítás lehetősége.
• Szerepkör szerinti jogosultságok, a belépési próbálkozások korlátozása, minden művelet naplózva.
• Naponta titkosított biztonsági mentés, külön szolgáltatónál.
• A rendszer csak a működéshez szükséges sütit használ (a bejelentkezéshez); nincs követés, hirdetés vagy látogatottságmérés.

Kérheti, hogy tájékoztassuk az adatairól, kérheti azok helyesbítését, törlését (ha jogszabály nem írja elő a megőrzésüket), kezelésük korlátozását, tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen, és kérheti az adatai géppel olvasható átadását. A kérésre legkésőbb egy hónapon belül válaszolunk.

Ha úgy érzi, hogy az adatkezelés sérti a jogait, panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.; postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.; ugyfelszolgalat@naih.hu; naih.hu), vagy bírósághoz fordulhat.